Arbeitnehmende einstellen - Was es zu beachten gilt
Läuft das Geschäft gut und Ihr Unternehmen soll wachsen, führt oftmals kein Weg daran vorbei, erste Arbeitnehmende einzustellen. Sollten Sie diesen Schritt planen, ist es wichtig, dass Sie sich vorab bewusst sind, was es in diesem Zusammenhang zu beachten gilt. Dieser Artikel verschafft Ihnen eine Übersicht und zeigt Ihnen auf, an wen Sie sich bei konkreten Fragen wenden können.
1. Ausarbeitung des Arbeitsvertrags
Sobald Arbeitnehmende beschäftigt werden sollen, wird üblicherweise als erstes ein Arbeitsvertrag entworfen. Durch einen Arbeitsvertrag verpflichten sich Arbeitnehmende zur Leistung von Arbeit im Dienst der Arbeitgebenden auf bestimmte (befristete Arbeitsverhältnisse) oder unbestimmte (unbefristete Arbeitsverhältnisse) Zeit. Die Arbeitgebenden ihrerseits verpflichten sich zur Entrichtung eines Lohnes für die entrichtete Arbeit.
Arbeitsverträge können grundsätzlich mündlich, stillschweigend (d.h. durch tatsächliches Handeln) sowie schriftlich zustande kommen. Es gibt im Schweizer Arbeitsrecht aber Gesetzesbestimmungen, von denen nur in einer schriftlichen Vereinbarung abgewichen werden kann (z.B. wenn ein Konkurrenzverbot gelten soll), oder gar gewisse Arbeitsverträge, die schriftlich geschlossen werden müssen (z.B. Lehrverträge). Vor diesem Hintergrund und auch aus Beweisgründen empfiehlt es sich daher in jedem Fall, für den Arbeitsvertrag die Schriftform vorzusehen.
Zudem gilt es zu beachten, dass im Schweizer Arbeitsrecht dispositive, relativ zwingende und absolut zwingende Bestimmungen existieren. Von den dispositiven Bestimmungen können die Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden problemlos vertraglich abweichen. Von den relativ zwingenden Bestimmungen dürfen sie jedoch nur zugunsten des Arbeitnehmers und von den absolut zwingenden gar nicht abweichen.
Sollten Sie den Arbeitsvertrag selbst entwerfen wollen, ohne über rechtliches Wissen im Arbeitsrecht zu verfügen, empfehlen wir Ihnen in jedem Fall, den Arbeitsvertrag vor Zustandekommen des Arbeitsverhältnisses von einer Fachperson prüfen zu lassen. Die Kosten für eine solche Vertragsprüfung sind klein im Vergleich zu jenen einer allfälligen rechtlichen Auseinandersetzungen aufgrund problematischer oder unklaren Vertragsbestimmungen.
2. Melde- und Bewilligungspflichten für Angestellte aus dem Ausland
Je nach Staatsangehörigkeit der Arbeitnehmenden, können ausländerrechtliche Melde- oder Bewilligungspflichten bestehen. Arbeitnehmende aus EU/EFTA-Staaten müssen beispielsweise gemeldet und deren Tätigkeit bewilligt werden, wenn die Arbeitsdauer 90 Tage im Jahr überschreitet. Für Arbeitnehmende aus Drittstaaten gilt grundsätzlich unabhängig von der Arbeitsdauer eine ausländerrechtliche Melde- und Bewilligungspflicht. Bewilligungen werden von den zuständigen kantonalen Migrations- und Arbeitsmarkbehörden nach Meldung durch die Arbeitgebenden ausgestellt (siehe Liste der kantonalen Migrations- und Arbeitsmarktbehörden). Zudem wichtig für Sie zu wissen ist, dass ausländische Arbeitnehmende mit einer Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) wie Schweizer Arbeitnehmende behandelt werden, es muss weder eine ausländerrechtliche Meldung erstattet noch eine Bewilligung eingeholt werden.
3. Quellensteuern
Werden ausländische Arbeitnehmende (mit der Ausnahme von Personen mit einer Niederlassungsbewilligung (Ausweis C)) oder im Ausland wohnhafte Personen von Schweizer Arbeitgebenden angestellt, wird die Steuer nicht vom Arbeitnehmenden bezahlt, sondern direkt vom Lohn abgezogen. Die Arbeitgebenden müssen hierfür innert 8 Tagen ab Stellenantritt der ausländischen Arbeitnehmenden deren Arbeitstätigkeit der zuständigen kantonalen Steuerbehörde melden (vgl. Liste mit den Links zu den kantonalen Steuerbehörden).
4. Meldepflichten für sämtliche Angestellten
Unabhängig von der Staatsangehörigkeit, sind Arbeitnehmende mit Wohnsitz in der Schweiz oder Arbeitnehmende, die in der Schweiz eine meldepflichtige Erwerbstätigkeit ausüben, obligatorisch für diverse Risiken zu versichern.
Eine meldepflichtige Erwerbstätigkeit liegt dabei vor, wenn eine Tätigkeit zur Erzielung eines Lohns verrichtet wird. Der Lohn kann sowohl als Geldleistung wie auch als Sach- oder Dienstleistung bezahlt werden. Ob der Lohn marktüblich oder tiefer ist, spielt dabei keine Rolle, solange die Erzielung eines Einkommens beabsichtigt wird. Keine meldepflichtige Erwerbstätigkeit liegt andererseits grundsätzlich bei der Unterstützung innerhalb der Familie oder bei Freundschaftsdiensten vor. So gilt eine Tätigkeit so lange nicht als Erwerbstätigkeit, wie diese das übliche Mass an familiärer Unterstützung nicht übersteigt und beim Freundschaftsdienst, so lange nicht der Erwerb eines Einkommens im Vordergrund steht, z.B. wenn keine oder nur eine symbolische Gegenleistung vereinbart ist.
Sobald eine meldepflichtige Erwerbstätigkeit vorliegt, müssen Arbeitnehmende respektive die Tätigkeit bei den nachfolgenden Stellen gemeldet werden:
a. Kantonale AHV-Ausgleichskasse
Grundsätzlich gilt, dass von Lohnzahlungen die AHV/IV/EO-Beiträge abzuziehen sind. Diese Beiträge werden ab dem 1. Januar nach dem 17. Geburtstag von Arbeitnehmenden erhoben, wenn das Einkommen CHF 2'300 pro Kalenderjahr übersteigt. Unabhängig vom Erreichen der Einkommensgrenze sind Beiträge beispielsweise für im Privathaushalt angestellte Personen (z.B. Haushaltshilfen) geschuldet. Die Beiträge werden zu gleichen Teilen von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden finanziert, wobei der Teil der Arbeitnehmenden direkt von ihrem Lohn abgezogen wird. Es obliegt den Arbeitgebenden ihre Arbeitnehmenden für die Abrechnung der Beiträge bei der zuständigen kantonalen AHV-Ausgleichskasse anzumelden (Liste der kantonalen Ausgleichskassen). Zuständig ist, soweit die Arbeitgebenden keinem Gründerverband angehören, die kantonale Ausgleichskasse des Kantons, in welchem die Arbeitgebenden ihren jeweiligen Sitz oder Wohnsitz haben.
b. Registrierte Vorsorgeeinrichtung
Arbeitnehmende, die in der AHV beitragspflichtig sind, sind grundsätzlich auch bei einer registrierten Vorsorgeeinrichtung zu melden. Keine Versicherungspflicht besteht aber beispielsweise, wenn Arbeitnehmende über befristete Arbeitsverträge von höchstens drei Monaten verfügen, wenn sie nebenberuflich tätig sind und bereits für eine hauptberufliche Erwerbstätigkeit versichert sind oder, wenn ein Jahreslohn von weniger als CHF 22'050 erzielt wird. Vorsorgeeinrichtungen, die an der Durchführung der obligatorischen Versicherung teilnehmen, müssen sich bei der Aufsichtsbehörde (sogenannte BVG- und Stiftungsaufsicht), der sie unterstehen, in das Register für die berufliche Vorsorge eintragen lassen. Folglich führt jede Aufsichtsbehörde ein Register der Einrichtungen mit den eingetragenen Vorsorgeeinrichtungen für die berufliche Vorsorge (Liste der Aufsichtsbehörden).
c. Kantonale Arbeitslosenversicherung (ALV)
Grundsätzlich müssen Arbeitnehmende, welche in der AHV beitragspflichtig sind, auch Beiträge an die kantonale ALV leisten. Auch die ALV-Beiträge werden zu gleichen Teilen von Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden finanziert, wobei der Teil der Arbeitnehmenden direkt von ihrem Lohn abgezogen wird. Die Anmeldung erfolgt ebenfalls bei der zuständigen Ausgleichskasse (vgl. Ziffer 4.a.; Liste der kantonalen Ausgleichskassen).
d. Familienausgleichskasse
Arbeitnehmende, Selbständigerwerbende sowie Nichterwerbstätige mit Kindern und arbeitslose Mütter, die eine Mutterschaftsentschädigung beziehen, haben Anspruch auf Familienzulagen. Für alle Arbeitgebenden ist ein Anschluss an eine Familienausgleichskasse obligatorisch, unabhängig davon, ob Arbeitnehmende mit oder ohne Kinder beschäftigt werden. Eine Anmeldung hat bei der Familienausgleichskasse des Kantons zu erfolgen, in dem der Arbeitgeber seinen Sitz oder Wohnsitz hat (Liste der in der Schweiz zugelassenen Familienausgleichskassen).
e. Registrierte Unfallversicherer
Arbeitnehmende müssen in der Schweiz gegen Unfall versichert sein. Im Anstellungsverhältnis sind Arbeitgebende grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitnehmenden bei einer Unfallversicherung anzumelden.
Von der Melde- und Beitragspflicht sind jedoch diejenigen Arbeitgebenden ausgenommen, die ausschliesslich Arbeitnehmende mit einem jährlichen Einkommen von höchstens CHF 2'300 beschäftigen. Sind die Arbeitnehmenden nicht gemeldet, haben Arbeitgebende bei einem Unfall eine Ersatzprämie zu entrichten. Arbeitgebende können, um die Entrichtung einer Ersatzprämie zu entgehen, ihre Arbeitnehmenden auch freiwillig bei der Unfallversicherung melden.
Unabhängig vom jährlichen Entgelt müssen Arbeitnehmende gemeldet werden, die beispielsweise in einem Privathaushalt (z.B. Haushaltshilfen) arbeiten.
Sind Arbeitnehmende gegen Unfall zu versichern, sind sie, wenn sie weniger als 8 Stunden pro Woche arbeiten, nur gegen Unfälle bei der Arbeit oder auf dem Arbeitsweg (sogenannte Berufsunfälle) zu versichern. Sollten sie mehr als 8 Stunden pro Woche arbeiten, sind sie hingegen auch gegen Unfälle, die sich in der Freizeit ereignen (sogenannte Nichtberufsunfälle) zu versichern (Liste der Unfallversicherer).
Sollten Sie bei der Ausarbeitung oder Prüfung der Arbeitsverträge oder bei den notwendigen Meldungen sowie Beantragungen von Bewilligungen Unterstützung benötigen, steht Ihnen Vivien Keiser gerne zur Verfügung.