Ab 01.01.2027: Pflicht zur elektronischen Eingabe im Rechtsverkehr im Kanton Zürich

Der Kantonsrat des Kantons Zürich hat am 30. Oktober 2023 die Änderung des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) beschossen. Die Änderung des VRG geht mit dem Erlass der neuen Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) einher. Das nVRG tritt per 1. Januar 2027 in Kraft, die VEVV ist seit 1. Januar 2026 in Kraft.

In diesem Beitrag zeigen wir auf, welche Änderungen sich aus dem nVRG ergeben und was diese für Unternehmen und Privatpersonen bedeuten.

Was wird geändert?

Mit dem Inkrafttreten des nVRG per 1. Januar 2027 werden die rechtlichen Grundlagen für den elektronischen Verkehr in kantonalen Verwaltungs- und Justizverfahren geschaffen. Neu sind kantonale und kommunale Ämter sowie das Verwaltungsgericht verpflichtet, ihre Akten elektronisch zu führen und untereinander auf elektronischem Weg zu verkehren. Weiter unterstehen mit der Gesetzesänderung neu gewisse Personenkreise der "digital only"-Pflicht. Das bedeutet, sie müssen Verfahrenshandlungen in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten zwingend auf dem elektronischen Weg vornehmen.

Die Neuerungen im Überblick:

• Elektronische Eingaben: Formelle Eingaben an Verwaltungsbehörden im Kanton Zürich erfolgen auf elektronischem Weg. Dabei müssen die Eingaben

  • mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäss ZertES versehen sein und

  • über eine vom Bund anerkannte Zustellplattform (z. B. IncaMail oder PrivaSphere) eingereicht werden.

• Elektronische Zustellung: Verfügungen und Anordnungen der Behörde werden über denselben elektronischen Kanal zugestellt, über den die Eingabe erfolgt ist.

• Elektronische Akteneinsicht: Die Einsicht in Verfahrensakten wird grundsätzlich ebenfalls ausschliesslich elektronisch gewährt.

Was gilt als eine Verfahrenshandlung?

Als Verfahrenshandlung im Sinne des VRG gilt eine Handlung in einem Verfahren, die auf Rechtwirkungen ausgerichtet ist. Darunter fallen beispielsweise Gesuche, Erteilung oder Entzug von Bewilligungen, Einsprachen, Rekurse, verfahrensleitende Verfügungen, Anordnungen oder Rechtsmittelentscheide.

Wer ist von der "digital only"-Pflicht betroffen?

Gemäss § 4 d nVRG sind die Verwaltungsbehörden untereinander sowie gegenüber bestimmten Personengruppen verpflichtet, Verfahrenshandlungen elektronisch vorzunehmen.

Nebst den Verwaltungsbehörden unterstehen jedoch auch bestimmte Personengruppen der "digital only"-Pflicht. Wer davon erfasst ist, richtet sich nach § 4 d nVRG. Der Pflicht unterstehen Personen, die berufsmässig andere Personen vor Verwaltungsbehörden oder Gerichten vertreten, Personen, die nach dem Bundesgesetz über die Freizügigkeit von Anwältinnen und Anwälten (BGFA) Parteien vor schweizerischen Gerichten vertreten dürfen sowie Personen, die über eine einstweilige Bewilligung nach § 5 des Anwaltsgesetzes verfügen. Die "digital only"-Vorschrift verpflichtet folglich hauptsächlich Anwältinnen und Anwälte.

Nicht nach § 4 d nVRG verpflichtete Personen können Eingaben an die Verwaltungsbehörden weiterhin physisch einreichen. Sie dürfen jedoch freiwillig Eingaben elektronisch einreichen. Die Verwaltungsbehörden sind in diesen Fällen verpflichtet, den Verkehr mit den entsprechenden Personen elektronisch abzuwickeln.

Wie müssen Eingaben elektronisch eingereicht werden?

Qualifizierte elektronische Signatur ("QES")

Für eine Eingabe auf elektronischem Weg ist zunächst eine qualifizierte elektronische Signatur ("QES") erforderlich (§ 4 f nVRG). Diese QES dient dazu, die Echtheit eines Dokumentes, dessen Unversehrtheit sowie die Identität der eingebenden Person zu belegen.

Was als eine qualifizierte elektronische Signatur gilt, richtet sich nach dem Bundesgesetz vom 18. März 2016 über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur und anderer Anwendungen digitaler Zertifikate (Bundesgesetz über die elektronische Signatur, ZertES). Unter einer qualifizierten elektronischen Signatur wird dabei eine geregelte elektronische Signatur, die auf einem qualifizierten Zertifikat beruht, verstanden. Bislang gibt es vier vom Bund anerkannte Herausgeber von QES-Zertifikaten. Die Liste anerkannter Herausgeber finden Sie hier.

Vom Bund anerkannte Zustellplattform

Elektronische Verfahrenshandlungen dürfen nicht einfach über eine beliebige E-Mail vorgenommen werden, sondern müssen über Kanäle erfolgen, die bestimmte Anforderungen erfüllen. Die Verfahrenshandlung muss daher über eine vom Bund anerkannten Zustellplattform erfolgen.

Derzeit gibt es zwei vom Bund anerkannte Zustellplattformen, nämlich PrivaSphere Secure Messaging von der PrivaSphere AG sowie IncaMail von der Schweizerischen Post AG. Die beiden Plattformen sind interoperabel. Die Verwaltungsbehörden sind zur elektronischen Erreichbarkeit mindestens auf einer dieser beiden Plattformen mit einer elektronischen Adresse registriert. Es ist vorgesehen, dass mit Inkrafttreten des nVRG ein Adressverzeichnis mit den elektronischen Adressen der Verwaltungsbehörden auf der kantonalen Website zur Verfügung gestellt wird.

Zukünftig ist eine Eingabe folglich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur zu versehen und über eine vom Bund anerkannte Zustellplattform an die entsprechende Verwaltungsbehörde einzureichen.

Elektronische Akteneinsicht

Die Akteneinsicht erfolgt grundsätzlich elektronisch. Wenn mit der Behörde auf elektronischem Weg verkehrt wird, erfolgt die Akteneinsicht über denselben elektronischen Kanal. Wird mit der Behörde in Papierform verkehrt, erfolgt die Akteneinsicht am Ort der Behörde.

BGer 2C_113/2024: Vereinbarkeit der "digital only"-Pflicht mit der Wirtschaftsfreiheit?

Obwohl das neue VRG noch nicht in Kraft ist, hat sich das Bundesgericht bereits im Entscheid 2C_113/2024 mit der "digital only"-Pflicht befasst. Gegen die Teilrevision des VRG wurde Beschwerde erhoben. Dabei hatte das Bundesgericht zu beurteilen, inwieweit die neue Regelung in § 4 d Abs. 2 nVRG mit der Wirtschaftsfreiheit gemäss Art. 27 der Bundesverfassung (BV) vereinbar ist. Gemäss § 4 d Abs. 2 nVRG werden Personen, die berufsmässig Parteien vor Verwaltungsbehörden oder Gerichten vertreten bzw. gestützt auf die Anwaltsgesetzgebung zur Parteivertretung befugt sind, zur Vornahme elektronischer Verfahrenshandlungen verpflichtet.

Zusammengefasst hielt das Bundesgericht fest, dass § 4 d Abs. 2 nVRG mit der in der Bundesverfassung verankerten Wirtschaftsfreiheit vereinbar ist. Begründet hat es dies damit, dass die Pflicht, Verfahrenshandlungen elektronisch vorzunehmen, nur eine leichte Einschränkung in das Grundrecht der Wirtschaftsfreiheit darstelle. Zudem lägen die Vereinfachung und Beschleunigung von Verwaltungs- und Gerichtsverfahren im öffentlichen Interesse und der elektronische Rechtsverkehr sei ein grundsätzlich geeignetes Mittel, um diese Ziele zu erreichen. Auch in Bezug auf die anfallenden Kosten sei die "digital only"-Pflicht verhältnismässig: so koste eine qualifizierte elektronische Unterschrift derzeit rund CHF 2.50, während die Kosten für physische Behördeneingaben bei CHF 5.80 pro Einschreiben lägen.

Bei Fragen zum Thema stehen Ihnen Arife Asipi und Roch Zufferey gerne zur Verfügung.

Dies ist der erste Beitrag unserer Reihe zur Digitalisierung des Rechtsverkehrs. Weitere Beiträge folgen.