Zugriff auf das E-Mail-Postfach bei Krankheit oder Corona-Quarantäne
Bei E-Mail Adressen gilt es zwischen namentlichen (z. B. hans.meier@firma.ch oder hans.meier@verkauf.firma.ch) und/oder die namenlosen, funktionellen (z.B. info@firma.ch, verkauf@firma.ch, oder verkaufsleiter@firma.ch) Adressierungen zu unterscheiden. In den meisten Unternehmen werden heute namentliche Adressen verwendet. Diese persönlichen Adressen unterstehen grundsätzlich dem Persönlichkeitsrecht und ein Vorgesetzter darf bei Abwesenheit nicht ohne Weiteres auf solche Adressen zugreifen. Auf funktionale Adressen kann dagegen zugegriffen werden, da diese nicht eine individuelle Person betreffen.
Für den Zugriff auf namentliche Adressen findet sich vielfach im IT-Reglement eine entsprechende Regelung. In einigen Unternehmen ist die Nutzung der Geschäftsadresse für private Zwecke untersagt und dafür wird der Abruf einer privaten E-Mail Adresse (in dringen Fällen) erlaubt. Aufgrund der weit verbreiteten Nutzung von Smartphones ist dies auch meist kein Problem. Darf die Adresse nur geschäftlich genutzt werden, so gehen einige Juristen davon aus, dass ein Zugriff auf die Geschäftsmail entsprechend zulässig ist, da es sich um geschäftliche Nachrichten handelt. Wenn möglich sollte auch hier eine Vertrauensperson als Stellvertreter bestimmt werden, welche bei längerer Abwesenheit das Postfach auf zeitkritische E-Mails durchsuchen darf und im Anschluss eine Abwesenheitsmeldung einrichtet. Kann die Geschäftsadresse auch zu privaten Zwecken genutzt werden, sollte vereinbart werden, dass solche Nachrichten zu kennzeichnen sind. Diese sind dann bei der Durchsicht zu ignorieren. Eine Weiterleitung sollte nur in zwingend notwendigen Fällen gemacht werden oder wenn eine solche explizit vereinbart wurde. Ist eine private Nutzung möglich, sollte jeweils eine Stellvertretung als Vertrauensperson bestimmt werden.
Besteht keine festgeschriebene Regelung, kann jetzt eine vergleichbare Ad-hoc Regelung geschaffen werden. Jeder Mitarbeiter sollte schriftlich eine Person bestimmen, welche im Krankheitsfall oder wenn kein externer Zugriff möglich ist, im Fall der Quarantäne auf das Postfach zugreifen darf. Dies kann der Vorgesetzte sein, da dies aber nicht in jedem Fall gewollt ist, sollte einem Mitarbeiter die freie Wahl gegeben werden. Aufgrund der hohen Ansteckungsrate sollten am besten mehrere Personen bestimmt werden, um bei mehreren Ausfällen nicht ohne Vertretung dazustehen.
„Der Drittzugriff auf persönliche E-Mail-Konti muss im Rahmen eins Reglements sorgfältig geregelt werden.“
Ist eine Person bereits krank oder in Quarantäne zuhause, muss der Mitarbeiter telefonisch um eine Benennung einer Stellvertretung gebeten werden. Aus Beweisgründen sollten zwei Personen bei dem Gespräch anwesend sein.
Kann die Person nicht erreicht werden, bspw. weil die Angestellte im Spital liegt, sollte nur falls unbedingt notwendig das Postfach auf dringende Nachrichten durchsucht werden. In den meisten Fällen wird die Einrichtung einer Abwesenheitsmeldung genügen. In diesem Fall sollte der Vorgesetzte zusammen mit der einer zweiten Person, bspw. IT-Mitarbeiter, die Abwesenheitsmitteilung einrichten. Durch ein Vieraugenprinzip wird zumindest das Risiko einer unerlaubten Bearbeitung des Postfachs reduziert. Der Zugriff sollte nur einmalig erfolgen.
Bestehen keine unternehmensweiten Vorgaben bezüglich der Formulierung einer Abwesenheitsmitteilung, kann zudem bereits bei der Benennung eines Stellvertreters auf die Möglichkeit hingewiesen werden, eine personalisierte Abwesenheitsmitteilung vorzubereiten. Ergänzend ist zu erwähnen, dass ansonsten eine Standardmeldung eingefügt wird.
Dieser Beitrag wurde von RA Yves Gogniat verfasst.
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Weiterführende Links:
EDÖB: Zugriff auf Mailbox bei Kündigung oder Krankheit
EDÖB: Leitfaden für die Bearbeitung von Personendaten im Arbeitsbereich